Introductie VTB
Een paar tips om je extra snel op weg te helpen
Wat leuk dat je de VTB gaat proberen. De tool is heel eenvoudig in gebruik en het meeste zal voor zich spreken. Om je extra snel op weg te helpen, vind je hieronder een korte instructie met handige filmpjes.
Probeer alles lekker uit en maak een paar VTB’s. Zo heb je het in no time onder de knie!
Als eerste: profiel, dashboard & bibliotheek
Profiel
Start met het vullen van je profiel. Logo, persoonlijke foto, kleuren, intro, outro, contactgegevens, ANVR, SGR, etc zet je allemaal hier één keer goed.
Tip: velden als intro en outro pas je in stap 4 per offerte aan en maak je dan uniek voor iedere klant.
Dashboard
In jouw dashboard zie je alle VTB’s die je hebt gemaakt. Per VTB kun je de status aanpassen, bijv zet je deze op “Booked”. Wil je een nieuw reisvoorstel maken die erg lijkt op een die je al gemaakt hebt? Dan kopieer je de bestaande VTB en ga je daarmee verder. Dat scheelt lekker veel tijd.
Bibliotheek
In de bibliotheek staan elementen en templates (een of meerdere blokken) die jij hebt opgeslagen om vaker te gebruiken. Ook kun je elementen en templates van anderen zien als je samenwerkt in een bibliotheek.
Stap 1: VTB maken
In stap 1 zet je het schema neer van je reis.Vul startdatum in (kun je later altijd nog wijzigen) en zet de eerste blokken neer. Blok voor heenvlucht, blok voor autohuur en in geval van een rondreis voor iedere bestemming een blok. Op het einde nog een blok voor de terugvlucht en je gaat naar stap 2.
Iets vergeten is niet erg, in stap 2 kun je ook blokken toevoegen. Elementen als excursies en bijv die optionele upgrade naar Businessclass voeg je toe in stap 2.
Tip: templates van een of meerdere blokken kun je zowel in stap 1 als in stap 2 toevoegen.
Stap 2: VTB maken
Hier ga je tekst en beelden toevoegen per blok en element. Ook kun je de locatie van blokken en elementen markeren op een kaart. Elementen als accommodaties en activities voeg je toe binnen een blok.
Tip: deze stap zit vol handige hulpmiddelen die jou veel tijd gaan besparen.
Voeg foto’s toe door ze te slepen vanaf je computer, als link vanaf bijvoorbeeld je website of gewoon door als bestand te uploaden.
Via “(re)write wit AI” kun je bestaande teksten eenvoudig laten herschrijven. Bijv van Engels naar Nederlands en van U naar JE. Ook creëer je via je eigen “prompts” nieuwe teksten in een handomdraai.
Er is voor accommodaties een koppeling met een grote database, type de naam van de accommodatie in en klik op het vergrootglas. Dan gaat de tool zoeken in je eigen bibliotheek (die vul je door bijvoorbeeld accommodaties op te slaan) en de externe database. Acco gevonden? Dan kies je die en beschik je over content die je gewoon mag gebruiken.
Wil je een route kaart tonen? Selecteer dan per Bestemming Blok de locatie op de kaart. Ook kun je per accommodatie de locatie kiezen en tonen op een kaart.
Ook kun je hier optionele producten toevoegen (vink “optional” dan aan). Een extra vlucht (bijv businessclass) of extra autohuur (duurder type) wordt dan als Upgrade gezien. Een excursie die je als “optional” aanvinkt is dan echt een Optioneel bij te boeken product.
In stap 2 maak je de offerte dus compleet qua blokken en elementen en bijbehorende teksten en beelden. Tip: Maak zeker ook gebruik van templates, die gaan je pas echt tijd besparen.
De VTB wordt tussendoor telkens opgeslagen, dus je hoeft niet bang te zijn dat er zaken verloren gaan.
Stap 3: VTB maken
Hier bepaal je de prijs van je reis. Kies of je enkel een totaalprijs laat zien, of juist per persoon en vlucht en land splitst. Ook voeg je desgewenst prijsregels toe voor bijvoorbeeld SGR en verzekeringen. Heb je in stap 2 producten op “optional” gezet dan kun je die hier ook prijzen geven. Upgrades tegen een meerprijs en Opties als additionele kosten.
Zie je de optie “Hide prices in outputs” staan. Dit is een leuke optie wanneer jouw klant geboekt heeft en de offerte graag aan familie en vrienden wilt doorsturen. Die hoeven natuurlijk niet te weten wat ze betalen voor de reis. Nou, dan vink je dit aan en genereer je in stap 4 een nieuwe versie. Laat die VTB maar lekker rondgaan met jouw naam en contactgegevens erop. Mooie reclame voor jou!
Stap 4: VTB maken
Doorloop eerst even de standaard teksten als intro en outro, mss wil je die hier op maat maken voor deze offerte. Pas eventueel de taal van de output aan en selecteer een kleurenthema. Dan kun je de VTB previewen. Dat kan als digitale offerte en als PDF. Bijna alle teksten kun je live editten in de preview, dus extra entertje is zo gezet en dat spelfoutje is er ook zo uit.
Ben je tevreden, dan publiceer je de outputs. Even wachten en je kunt ze versturen aan je klant. Vanuit je eigen mailsysteem stuur je de offerte als link (die selecteer je eenvoudig door op het middelste icoontje te klikken onder het kopje “Published VTB outputs” en/ of als PDF.
Jouw klant gaat deze bekijken en wilt waarschijnlijk het een en ander aanpassen. Geen punt! Dan open je vanuit het dashboard de VTB en doe je de nodige aanpassingen. Klaar? Dan publiceer je deze opnieuw. Zo behoud je meerdere versies per offerte.
Vragen over de werking van VTB
Nee hoor, juist heel eenvoudig. Ons uitgangspunt is dat je het binnen een uurtje moet begrijpen. En we geven waar nodig tips en instructies. Dus investeer een klein beetje van je tijd en dan ga je snel veel tijd besparen.
Dat is niet nodig. In het begin is het verstandig om dat te doen. Maar als je het prettig vindt om bijvoorbeeld stap 1 over te slaan, dan kan dat. Dan bouw jij je reis direct helemaal op in stap 2. Wat je wilt.
Wij hebben een samenwerking met Desty. Desty heeft van meer dan 100.000 accommodaties beelden en teksten. Even de juiste accommodatie selecteren en klaar. Toch nog wat aanpassen? Geen punt.
Met ChatGPT kost een offerte maken je nog minder tijd. Zo maak je van bestaande teksten in no time unieke teksten voor bijvoorbeeld accommodaties en bestemmingen. Ook laat je een tekst van jouw leverancier herschrijven van “u” naar “je”. Of vertaal je een formele Engelse tekst naar een avontuurlijke tekst in het Nederlands.
Heb je nog geen tekst? Geen punt! Met je eigen prompts creëer je in een handomdraai unieke teksten.
Ja, net als in Word werk je in het document zoals je klant het ziet. Dan weet je zeker dat het eruitziet zoals jij wilt. Grote voordeel: er gaat niets verspringen :-). Wil je iets veranderen in de opbouw? Of toch nog wat foto’s toevoegen? In stap 2 gaat dit allemaal heel eenvoudig.
Dat kies jezelf! Prijs persoon, per reisgezelschap, dat kan beide. Wil je de prijs uitsplitsen of liever toch een totaalprijs? Of wil je misschien de prijs verbergen? Dan kan de offerte ook aan vrienden en familie gestuurd worden, zonder dat ze zien wat het kost. De keuze is aan jou.